المكتب الافتراضي (Virtual Office) مكتب غير حقيقي أو غير ثابت، ويلجأ اليه الأشخاص الذين يعملون من المنزل أو بوظيفة لا تحتاج الى مكتب دائم واثاث ومرافق وخدمات مستمرة تتطلب تكاليف متزايدة. وهنا يعمدون الى الحصول على كافة الخدمات المكتبية عند الحاجة فقط، وهذا ما يشمل العنوان وخدمات الاستقبال وأرقام الهواتف، بحيث يكون لهم مقر فعلي على أرض الواقع دون الإلتزام بمساحات مكتبية مخصصة.
ولتبسيط الأمر، اذا كان لديك عمل من المنزل او متنقل، وتحتاج أحيانا الى اجراء مقابلات او استقبال عملاء. هنا يمكنك استئجار مساحات مكتبية تسمى مكاتب افتراضية في مبان شركات متخصصة. وهذه الخدمة توفر كافة الاحتياجات المكتبية الأساسية مثل الإنترنت والموقع وغرفة الاجتماعات بل وحتى السكرتيرة. ولكن لا تكون هذه الخدمات دائمة وانما تنتهي بانتهاء المدة المطلوبة والمدفوع مقابلها. وقد يكون الامر لساعات او لأيام في الأسبوع. على ان يتم الحجز مسبقا.
وهنا تكون قد امتلكت مساحات مكتبية تستخدمها فقط عندما تحتاج اليها، بدل ان يكون لديك مكتب دائم تتكبد تكاليفه بشكل مستمر من دون الحاجة اليه بشكل متواصل.
ويرجع البعض تاريخ المكاتب الافتراضية الى رجل الاعمال رالف جريجوريو الذي أسس مفهوم المكتب الذكي عام 1994. قبل ان يتطور الامر وتظهر شركات تتنافس على توفير هذا النوع من الخدمات لاسيما مع تطور الخدمات التقنية المساعدة في انجاز الاعمال مثل زوم وسكايب وغيرها. وصارت الشركات تقدم خدمات متعددة بما في ذلك العنوان البريدي وأرقام التواصل وقاعات الاعمال وقاعات الاجتماعات وقاعات التدريب والمكاتب المجهزة والخدمات السكرتارية والإدارية. وبالتالي بات امام رواد الاعمال بشكل خاص فرص كبيرة لتطوير أعمالهم من دون الحاجة الى مساحات مكتبية واسعة او ثابتة.
ولا تقتصر الحاجة الى المكاتب الافتراضية على من يعملون من المنزل او لا يملكون مكاتب ثابتة. بل ان هذا النوع من المكاتب يعتبر خيارا مثاليا لأولئك الذين يخططون الى توسيع انشطتهم في مدن او دول أخرى، او أولئك الذين يتطلب عملهم الكثير من السفر والمقابلات. وبالتالي بدل استئجار مكتب دائم في تلك المدن، يمكن اللجوء الى المكاتب الافتراضية التي لم تعد خيارا للأفراد ورواد الاعمال والشركات الناشئة فحسب، بل باتت الكثير من الشركات المتوسطة والكبيرة تعتمد عليه لما يحققه من تقليل في التكاليف واستفادة من الخدمات التنافسية وتوفير المصاريف المكتبية، الى جانب تقليل مخاطر التشغيل، وبنفس الوقت ضمان الحصول على مظهر احترافي امام العملاء من خلال امتلاك مكتب متكامل.
هل ترغب بالتعليق على الموضوع؟
لا تتردد في إعطاء تعليقك ومشاركة رأيك